KI-Projekt abrechnen: Wann der Kunde zahlen muss

1. Warum hängt dein Honorar an einem einzigen Wort?

Der Werkvertrag verpflichtet zur Herstellung des versprochenen Werkes, der Besteller zur vereinbarten Vergütung (§ 631 Abs. 1 BGB). Gegenstand kann auch ein anderer, durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein (§ 631 Abs. 2 BGB) – genau das ist eine gebaute Automatisierung. Für diese Verträge gilt: Die Vergütung ist bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 Abs. 1 Satz 1 BGB). Nicht der Stundenzettel löst die Fälligkeit aus. Der Markt wächst, ist aber kein Honorar: 2026 legen die KI-Ausgaben in Deutschland um 48 Prozent auf 28,7 Milliarden Euro zu (Bitkom/IDC, 22. September 2026, abgerufen 2026-09-29) – Marktausgaben, kein Umsatz pro Auftrag.

2. Greift die Abnahme überhaupt – Werk- oder Dienstvertrag?

Abnahme ist ein Begriff des Werkvertragsrechts; ohne Werkvertrag gibt es keine Abnahme und keine Abnahmefiktion. Die Trennlinie liegt in der Leistungsbeschreibung. Versprichst du ein Ergebnis – ein System, das Belege sortiert –, arbeitest du auf einen herbeizuführenden Erfolg hin (§ 631 Abs. 2 BGB). Verkaufst du Begleitung über drei Monate ohne Ergebniszusage, steht die Tätigkeit selbst im Vordergrund. Den eigenen Vertrag lässt du vor der nächsten Angebotsabgabe anwaltlich einordnen.

3. Was muss vor dem Start feststehen, damit Zahlbares entsteht?

Abnahmepflicht besteht nur für das vertragsmäßig hergestellte Werk (§ 640 Abs. 1 Satz 1 BGB). Ohne Maßstab ist nicht feststellbar, was vertragsmäßig ist – ein Abnahmetermin ohne Prüfbarkeit ist ein Termin ohne Zahlung. Der zweite Hebel heißt Teilabnahme: Ist die Vergütung für die einzelnen Teile bestimmt, wird sie für jeden Teil bei dessen Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 Satz 2 BGB). Zerlege Umfang und Preis in Teile mit je eigenem Betrag. Woran sich Lieferobjekte messen, steht beim KI-Dienstleistungen anbieten; wie Erfolgskriterien als Messgrößen entstehen, bei der Planung eines KI-Pilotprojekts.

4. Was tust du, wenn der Kunde die Abnahme verschleppt?

Du setzt eine Frist. Hast du nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt und der Besteller verweigert sie nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 Satz 1 BGB). Das Gesetz nennt den Maßstab „angemessen“ ohne Tageszahl – wie lang die Frist im Angebot steht, entscheidest du. Bei einem privaten Auftraggeber tritt die Fiktion nur ein, wenn du in Textform auf die Folgen einer nicht erklärten Abnahme hingewiesen hast (§ 640 Abs. 2 Satz 2 BGB). Unwesentliche Mängel rechtfertigen keine Verweigerung (§ 640 Abs. 1 Satz 2 BGB).

5. Wie kommst du an Geld, bevor alles fertig ist?

Du musst nicht bis zur Schlussrechnung warten. Eine Abschlagszahlung kannst du in Höhe des Wertes der von dir erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen (§ 632a Abs. 1 Satz 1 BGB). Sind die Leistungen nicht vertragsgemäß, darf der Besteller einen angemessenen Teil verweigern; die Beweislast bleibt bis zur Abnahme bei dir (§ 632a Abs. 1 Satz 2 und 3 BGB). Nachzuweisen sind sie durch eine Aufstellung, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht (§ 632a Abs. 1 Satz 5 BGB). Eine Staffel über Meilensteine ist Gestaltung, keine Norm – ihre Zahlen kommen aus der Kalkulation des Projekts, der Mindestsatz aus dem Stundensatz-Rechner.

6. Ab wann wird Zögern für den Kunden teuer?

Verzug entsteht durch Mahnung nach der Fälligkeit; Klageerhebung und Zustellung eines Mahnbescheids stehen der Mahnung gleich (§ 286 Abs. 1 BGB). Ohne Mahnung greift er bei Kalenderfrist, bei einer nach Kalender berechenbaren Frist nach einem Ereignis und bei ernsthafter endgültiger Leistungsverweigerung (§ 286 Abs. 2 BGB) – sowie spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang, gegenüber Verbrauchern nur mit besonderem Hinweis (§ 286 Abs. 3 BGB). Die Zinsen laufen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucher 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz auf die Entgeltforderung (§ 288 Abs. 1 und 2 BGB). Der Basiszinssatz steht bei 3,62 Prozent und ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli (§ 247 Abs. 1 BGB, Stand des Volltextabrufs 2026-09-29). Gegen einen Nicht-Verbraucher kommen 40 Euro Pauschale dazu, ausdrücklich auch bei Abschlägen (§ 288 Abs. 5 BGB); eine im Voraus getroffene Vereinbarung über den Zinsausschluss ist unwirksam (§ 288 Abs. 6 BGB).

7. Was steht dazu im Angebot?

Vier Klausuren entscheiden über deinen Geldfluss. Der Zahlungsplan mit Teilabnahmen und je Teil bestimmtem Betrag, damit § 641 Abs. 1 Satz 2 BGB greift. Die Abnahmefrist mit ihrem Rechtsfolgetext, bei privatem Auftraggeber in Textform (§ 640 Abs. 2 BGB). Die Abschlagsstaffel mit der Aufstellung nach § 632a BGB. Und der Vorbehalt: Kennt der Besteller einen Mangel und nimmt trotzdem ab, hat er die Rechte aus § 634 Nr. 1 bis 3 BGB nur, wenn er sie bei der Abnahme ausdrücklich vorbehält (§ 640 Abs. 3 BGB). Umgekehrt darf er nur einen angemessenen Teil einbehalten, in der Regel das Doppelte der Beseitigungskosten (§ 641 Abs. 3 BGB). Wie der Preis vor der Kundenfrage fällt, steht beim Preis kommunizieren; was nach der Abnahme gilt, beim Wartungsvertrag für Automatisierungen.